PRIVACYVERKLARING

Prinsenvereniging De Ploegers, gevestigd Nieuwstraat 12, 5298 CL te Liempde

KvK nummer 41081103

Prinsenvereniging de Ploegers hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij gebruiken daarvoor bepaalde woorden uit de privacywetgeving die we hieronder uitleggen:

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over iemand zeggen. Bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer of geboortedatum.
  • Verwerken: alles wat er met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Dus niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het opslaan, veranderen, gebruiken en verwijderen van deze gegevens uit onze administratie.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Prinsenvereniging de Ploegers houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Prinsenvereniging de Ploegers zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en Jeugdraad

Van deze categorie personen worden NAWTE-persoonsgegevens en de geboortedatum geregistreerd en bewaard die direct te maken hebben met het lidmaatschap van Prinsenvereniging de Ploegers. Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor ledenadministratie, informatieverstrekking en uitnodigingen voor leden gerelateerde bijeenkomsten en felicitaties.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is toestemming van de betrokken persoon. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Prinsenvereniging de Ploegers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat de persoonsgegevens worden verwijderd twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap tenzij de persoon toestemming heeft verleend om de persoonsgegevens langer te bewaren onder de categorie oud-leden.

Verwerking van persoonsgegevens leden van het Gastgevolg

Het Gastgevolg zijn familieleden en vrienden die door de Prins en Adjudant zijn gevraagd om een seizoen lang als gast deel uit te maken van hun Gevolg. Van deze categorie personen worden de NAWTE-persoonsgegevens geregistreerd en bewaard die direct te maken met het lidmaatschap het Gastgevolg van Prinsenvereniging de Ploegers. Deze persoonsgegevens zullen daarom alleen worden gebruikt voor informatieverstrekking en uitnodigingen voor leden gerelateerde bijeenkomsten en evenementen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is toestemming van de betrokken persoon.

Prinsenvereniging de Ploegers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat de persoonsgegevens worden verwijderd twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap van het Gastgevolg, tenzij de persoon toestemming heeft verleend om de persoonsgegevens langer te bewaren.

Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden, oud-adjudanten en oud-prinsen

Onder deze categorie personen vallen mensen die lid zijn geweest van Prinsenvereniging de Ploegers of de functie van Prins of Adjudant hebben vervuld. Van deze categorie personen worden NAWTE-persoonsgegevens geregistreerd en bewaard. Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor informatieverstrekking en uitnodigingen voor aan de vereniging gerelateerde bijeenkomsten en evenementen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is toestemming van de betrokken persoon. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Prinsenvereniging de Ploegers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Verwerking van persoonsgegevens dragers onderscheidingen

Binnen de viering van het carnaval worden onderscheidingen uitgedeeld aan personen die door hun verdiensten hiervoor in aanmerking komen. Van deze categorie personen worden de NAWTE-persoonsgegevens geregistreerd en bewaard die direct te maken hebben met verkrijgen van een overzicht van de ontvangers van een onderscheiding. Verder worden deze persoonsgegevens alleen gebruikt voor informatieverstrekking en uitnodigingen voor aan de vereniging gerelateerde bijeenkomsten en evenementen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is toestemming van de betrokken persoon.

Prinsenvereniging de Ploegers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en adverteerders

Van adverteerders in de carnavalskrant en sponsoren van de vereniging worden de NAWTE-persoonsgegevens en bankgegevens geregistreerd en bewaard die direct verband houden met de af te sluiten advertentie- of sponsorovereenkomst. Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor promotie- en reclame uitingen zoals afgesproken met de adverteerder of sponsor, ten behoeve administratieve doeleinden, financiële administratie en communicatie over de opdracht. Bij het aangaan van de overeenkomst gaat de adverteerder of sponsor er mee akkoord dat Prinsenvereniging de Ploegers deze gegevens mag bewaren en gebruiken en de adverteerder of sponsor digitaal, telefonisch of schriftelijk mag benaderen voor een volgende uitgave of evenement.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst.

Prinsenvereniging de Ploegers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Foto’s op website, carnavalskrant en Facebook

Tijdens de openbare activiteiten en evenementen maakt Prinsenvereniging De Ploegers foto’s en video’s waarop u herkenbaar in beeld kunt komen. In principe is het maken van foto’s en video’s tijdens openbare activiteiten en evenementen en het publiceren van die foto’s en video’s op de website, in de carnavalskrant en op Facebook toegestaan. Onze fotografen en filmers houden zoveel als mogelijk rekenschap met de belangen die gefotografeerde of gefilmde personen kunnen hebben.

Daarnaast zullen wij bij onze activiteiten aan deelnemers toestemming vragen en bezoekers er op wijzen dat er gefotografeerd en gefilmd wordt en de kans aanwezig is dat de foto wordt gepubliceerd op de website, in de carnavalskrant of op Facebook. Mocht u toch willen dat de gepubliceerde foto of video wordt verwijderd neemt u dan contact met ons op via de hieronder vermeldde contactgegevens.

Cookies en logbestanden

De website van Prinsenvereniging de Ploegers maakt geen gebruik van cookies maar verzamelt bij uw bezoek aan de website uw IP-adres, de door u bezochte pagina’s op deze website en de datum en tijd van elke door u bezochte pagina. Deze informatie wordt enkel verzameld voor statistische doeleinden en voor verbetering van deze website. De aldus ingezamelde gegevens worden in geen geval gekoppeld aan de persoonsgegevens.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij o.a. gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving
  • het drukken van de carnavalskrant;
  • verzorgen van organisatie van onze activiteiten zoals de Zittingsavonden, Jeugdzittingsavonden, PloegerRangfestival e.d.

In geen geval zullen wij persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo worden de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Prinsenvereniging de Ploegers van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Wijzigingen

Prinsenvereniging de Ploegers behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring aan te passen. Deze Privacyverklaring is opgesteld op 22 mei 2018.

Klachten en vragen

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Als u naar aanleiding van deze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan gerust contact met ons op!

Prinsenvereniging de Ploegers

Nieuwstraat 12

5298 CL Liempde

secretaris@ploegers.nl